Por Anne Wilding

09 agosto 2019 - 09:52

Estudiantes en una clase de inglés profesional

Escribir una carta en inglés o en cualquier otro idioma es algo que incluso los hablantes nativos deben aprender, puesto que tiene que ver más con determinadas convenciones que con dominar esa lengua. Después de todo, ¿quién adivinaría, a partir de sus conocimientos generales de inglés, que el saludo informal es simplemente “Hi” o “Hello” (“Hola”), mientras que el formal es “Dear” (“Estimado/a”)?

Es más, estas convenciones se encuentran en constante evolución, especialmente con el desarrollo de las nuevas tecnologías. Muchas cosas que hace cincuenta años eran la norma ahora se ven como anticuadas, y otras que entonces habrían parecido demasiado directas son perfectamente aceptables hoy en día.

En esta entrada, vamos a presentarte varias alternativas, de la forma más sencilla posible, con el fin de que te sientas cómodo cuando tengas que escribir una carta o un email en inglés.

Si estás leyendo estas líneas porque estás pensando en estudiar en el extranjero, échale un vistazo a nuestra entrada sobre cómo solicitar plaza en una universidad del Reino Unido. Y si lo que buscas es un empleo, también te pueden venir bien estas otras entradas sobre cómo preparar tu CV en inglés y cómo preparar una entrevista de trabajo en inglés.

¿Cómo de formal debe ser mi carta o mi correo electrónico?

La formalidad no es “o todo o nada”, sino que hay muchos grados, de modo que, aunque los apartados siguientes están divididos entre “formal” e “informal”, deberías leer ambos y pensar si conviene utilizar elementos tanto de un tipo como de otro. 

Como regla general, sin embargo, optamos por un estilo formal cuando nos dirigimos por escrito a alguien a quien no conocemos en absoluto (es decir, en el primer contacto) y a quien queremos causar buena impresión, o a una persona con quien tenemos una relación distante (por ejemplo, en un litigio, en cuyo caso es posible que ni siquiera te corresponda a ti redactar tus propias cartas).

También se utiliza el estilo formal cuando nos dirigimos a múltiples destinatarios en un contexto empresarial, como por ejemplo si eres el administrador de una comunidad y necesitas enviar un mensaje a todos los vecinos, aunque puedas tener una relación cercana con cada uno de ellos individualmente. De todos modos, después veremos algunas excepciones y variantes de esta regla general.

Convenciones para escribir una carta formal

Tu nombre y dirección

Tanto si tu carta es manuscrita como si la vas a imprimir, deberías incluir tu nombre y dirección, o los de tu empresa, en la esquina superior izquierda (para EE. UU.) o superior derecha (para el Reino Unido). Esto no es necesario si estás utilizando un papel con membrete, sea de la empresa o personal, puesto que ya incluirá esos datos. 

En el caso de que lo que estés redactando sea un correo electrónico, deberías incluir esta información en tu firma. Lo habitual es firmar este tipo de mensajes con:

  • tu nombre
  • tu cargo y el nombre de la empresa
  • tu teléfono
  • tu perfil en redes sociales, si procede

La fecha

Si se trata de una carta, tras la dirección que pusiste en la parte superior debes dejar una línea en blanco y escribir debajo la fecha. Si estás usando papel con membrete, la fecha será lo primero que pongas. En ese caso, debería ir en la esquina superior derecha. La norma formal es poner la fecha completa, como por ejemplo, 18th September 2020 (Reino Unido) o September 18 2020 (Estados Unidos), en vez de abreviarla (por ejemplo, 18/9/20).

Evidentemente, si estás escribiendo un correo electrónico, no hay necesidad de escribir la fecha.

El nombre y la dirección del destinatario

De nuevo, en un correo electrónico esta parte no es necesaria. En una carta en papel debería ir en la parte superior izquierda, bajo tu nombre, dirección y fecha (para Estados Unidos) o en diagonal respecto a estos (en el Reino Unido, puesto que en ese caso se encontraban en la esquina superior derecha).

La inclusión de la fecha y los datos del remitente y del destinatario en la propia carta es una cuestión práctica y, muchas veces, constituye un requisito legal, no una mera convención, por lo que no deberías omitir esta información.

Saludo

Si conoces el nombre de la persona a la que te diriges, el saludo formal es “Dear Mr / Ms [apellido]” (“Estimado/a Sr. / Sra. [apellido]”) o “Dear Dr / Professor / etc. [apellido]” (“Estimado/a Dr. / profesor/a [apellido]”), sin incluir el nombre de pila de la persona. Tras el saludo en inglés se pone una coma (“Dear Ms Brown,”), frente al español, en que utilizamos los dos puntos.

En la mayoría de los casos no hay más complicación, aunque hay que prestar atención por si el destinatario tiene un nombre compuesto o dos apellidos, que a veces, incluso entre los anglosajones, puede ocurrir:

  • Carol Ann Duffy (nombre, nombre, apellido) sería “Dear Ms Duffy”.
  • Victoria Coren Mitchell (nombre, apellido, apellido) sería “Dear Ms Coren Mitchell”.

Es sencillo si estás familiarizado con los nombres y apellidos anglosajones y, al igual que un hablante nativo, sabes que nadie se apellida “Ann” ni tiene “Coren” como nombre de pila. Pero si no estás seguro, puedes recurrir a un buscador para encontrar esa palabra en otros contextos y averiguar si corresponde a un nombre o a un apellido.

Cuando ignoras el nombre de la persona a la que te diriges, lo más habitual es emplear “Dear Sir/Madam” (“Estimado Sr. / Sra.”) o “To whom it may concern” (“A quien corresponda”).

Sin embargo, hay quien considera que “Dear Sir/Madam” está un poco obsoleto. Y no hay que caer en la tentación de suponer que es más probable que el destinatario misterioso sea un hombre. Por otra parte, algunas personas opinan que “To whom it may concern” suena demasiado pomposo y melodramático, y que marca demasiada distancia respecto a quien lo va a recibir.

Cuando sea el caso, puedes emplear el nombre del departamento al que te diriges, como “Dear Human Resources Team” (“Estimado equipo de Recursos Humanos”) o “Dear Admissions Team” (“Estimado equipo de Admisiones”). Todos estos saludos, igualmente, van seguidos de coma en inglés.

No existe una manera ideal de saludar por escrito a una persona desconocida (que ya de por sí resulta un poco contradictorio, ¿no te parece?), así que lo más aconsejable es tratar por todos los medios de informarse acerca del nombre de esa persona.

Inglés para profesionales, trabajadores y empresas

Despedida

Aquí hay opiniones para todos los gustos, si bien actualmente se tiende cada vez más a aceptar como apropiada para todo tipo de cartas formales la expresiónYours sincerely, seguida de coma, con la firma en la línea siguiente y, debajo de esta, el nombre y apellidos del remitente en letras de imprenta.

Muchos sitios web siguen recomendando que para despedirse se utilice “Yours faithfully” (también con coma) cuando la carta se inició con “Dear Sir/Madam”, y “Yours sincerely” cuando se conoce el nombre del destinatario, como “Dear Mrs Smith”.

En un correo electrónico es posible omitir “Yours sincerely y simplemente terminar con el nombre completo del remitente.

Antes de “Yours sincerely” o de tu nombre puedes añadir una breve frase que resuma la acción que esperas que se derive de la carta o mensaje electrónico, como:

  • I look forward to hearing from you.” (“Espero recibir pronto noticias suyas”).
  • Please let me know if you have any questions.” (“No dude en contactar conmigo si tiene alguna pregunta”).
  • I look forward to your comments on [the report].” (“Estoy deseando conocer su opinión sobre [el informe]”).

Convenciones para escribir una carta informal

Como decíamos más arriba, se puede ser formal o informal en muchos grados, así que cuando escribas fuera del registro formal tienes que sopesar algunas cosas.

Qué (no) incluir

Puede serte útil pensar que una carta informal es aquella que no es probable que se utilice con fines legales o vaya a ser guardada en un archivo. En ese caso, no es necesario incluir las direcciones del remitente y del destinatario, aunque la fecha sigue siendo útil.

Saludo

Solo nos dirigimos al destinatario por su apellido en las cartas formales; en otro tipo de texto usamos las fórmulas siguientes, acompañadas del nombre de pila solamente y terminando igualmente con una coma:

Saludo Registro
Dear [nombre] (Querido/a [nombre]) Casi formal, por ejemplo, en una carta de aceptación
Good morning / afternoon [nombre] (Buenos días / Buenas tardes, [nombre]) Semiformal
Hi / Hello [nombre] (¡Hola, [nombre]!) Informal pero todavía profesional
Hey [nombre]! (¡Hola, [nombre]!) Muy cordial y amistoso, podría ser considerado poco profesional

Si no tienes seguridad de qué deberías emplear, siempre puedes fijarte en cómo te ha saludado tu destinatario, así que si ha puesto “Good morning Pedro”, puedes responderle con toda seguridad con un “Good afternoon Angela”.

Despedida

En un correo electrónico informal de trabajo es muy habitual ver “See you at [the meeting]” (“Nos vemos en [la reunión]”) o “See you soon” (“¡Hasta pronto!”). También son frecuentes “Cheers” (“Gracias / Hasta luego”) o “Thanks” (“Gracias”) cuando en tu mensaje le pides a alguien que haga algo.

En una carta o un correo electrónico a un amigo puedes incluir algunas frases de despedida, dependiendo de tu cercanía a esa persona:

Despedida Registro
See you soon! (¡Hasta pronto!) Neutro
Miss you! (¡Te echo de menos!) Afectuoso
Lots of love, (Con mucho cariño,) Afectuoso, pero no implica amor romántico

Y a continuación firmas en línea aparte solo con tu nombre.

Encontrarás más información sobre expresiones similares en la entrada que dedicamos a formas de despedirse en inglés y, sobre todo, en cómo despedirse en un email en inglés.

Excepciones y variantes

Algunas mujeres prefieren utilizar el tratamiento de “Miss” (“Srta.”) o “Mrs” (“Sra.”) para indicar si están solteras o casadas, respectivamente. Pero si no las conoces, no puedes estar al corriente de su estado civil. Otras prefieren no dar a conocer esta información, por lo que lo mejor es emplear la fórmula neutral “Ms” (“Srta. / Sra.”), a menos que sepas que usan otra.

Errores frecuentes

El error más común en la correspondencia se da en los saludos, cuando quien escribe combina la fórmula de tratamiento con el nombre de pila, como en:

  • Dear Ms Anita

O con el nombre y el apellido, por ejemplo:

  • Dear Ms Anita Roddick

Pero, como hemos dicho, solo usamos las fórmulas de tratamiento con el apellido de la persona, como en:

  • Dear Ms Roddick

Ejercicio

¿Sabrías encontrar los errores en estos saludos y despedidas?

  1. Dear Sir/Madame,
  2. Dear Mr John,
  3. Dear Mrs smith,
  4. I look forward to hear from you.
  5. Please tell me your questions.
  6. Lots of love,
    Maria Gonzales

(Respuestas)

  1. Dear Sir/Madam,
  2. Dear John, or Dear Mr [apellido] (Surname)
  3. Dear Mrs Smith,
  4. I look forward to hearing from you.
  5. Please let me know if you have any questions.
  6. Lots of love,
    Maria (en una carta informal, esto sería lo correcto; en un escrito formal, en cambio, podrías poner “Yours sincerely” junto con tu nombre y apellido).

 

Anne Wilding

Anne imparte clases a adultos y niños en el centro del British Council en Bilbao desde 2016. También redacta materiales didácticos, coordina sesiones de cuentacuentos y edita cuadernos de ejercicios para una editorial británica. En su tiempo libre disfruta caminando por las montañas del País Vasco, tomando café en las una de las múltiples cafeterías de Bilbao y escribiendo historias.

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